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【仕事】仕事を抱えてもいい事ない。どんどん手放せばいいのに。

御局様から仕事を引き継げず、シャチョーから直接指示を受けていました。
今まで全く知らなかった事やなんかをぼつぼつ確認して、分からないなりに拾ってようやくシャチョーに承認を得ました。

確認に確認を重ねる

今の会社には支店があって、そちらの業務を整理するのが今回のミッション。
支店の人と電話やFAXでやりとりして、纏めて、確認して、という形。
資料も考えながらやりながら、なので直したと思ったら間違えたり、勘違いしていたりで分かりにくさも出てきて何度も「Ahーーー!」となっていました。
でも投げ出しても誰もやらないのでコツコツと。一個前の資料と見比べて、修正点にチェック入れて、もう一個前のも見比べて、みたいなのを延々やってましたよ…。
支店の人はベテランでお忙しい中対応していて、時間なかったり省略されそうになりました…。
でも自分で確認取れないと分からないし正しくならないので一個一個潰さないとやべぇ!っていう気持ちで確認しました。(やっぱり確認したら違ったし!何よ!笑)

シャチョーにはリストで報告

シャチョーは忙しくて、忘れっぽいところがあるので口頭だけでなくリストで報告。

  1. やって欲しいこと
  2. 向こうでやること
  3. 私がやること

みたいに手書きだけどリスト書いて、こうなるんですけど良いですよね?という形にした。
明確に聞けば明確に返事してくれるのでやりやすい。
あとは私はマニュアルを見ながら処理したり、ヘルプデスクに電話しながら処理したりすればいいわけだ。
そしてやったら日報で報告して、今回やったことの流れをまとめておいて、誰かに教えられるようにしておく。

ルールを決めるのはいいけど、続けたり変更って結構難しいな

支店との連携がイマイチなのは、ルールを決めたけど変更が担当まで伝わってなかったり、それを継続する為の確認が取れてなかったからだな、と感じました。
御局様は外回りもするので、電話来ても対応出来なかったりしたんだろな…と安易に想像がつく。
最初に決まってたルールを守るというか、それだけやってりゃいいなら意外と簡単なんだけど、途中で変更がかかると難しいというかややこしいなーと思いました。
私は「こうだよ」と教えられていた事が「そうじゃないよ、変わったんだよ」と言われることが多くて、関係者全てにきちんと情報を伝える事の大切さを実感しました。
支店の業務だけでなく、会社では人数が大幅に増えていて、パートの人達、社員の人達と職責?が分けられているんだけど、私はパートなのに席が離れているので他のパートさんが貰ってる資料を貰えない事が結構多い笑
しかも1番職歴が浅いので数えられ忘れするんだろうな…。と。皆がコンスタントにやってる業務、いつ発生してどういう流れで回してるのか全く分からんし!いいの???って。

仕事を抱えまくる人の気持ちが分からない

御局様はめちゃくちゃ忙しい人なのになぜこの仕事をやってたんや…?と不思議な気持ちに。(仕事を離さなかったからなんだろうけど)
こちらの事務所の顧客件数は支店と比べるとかなり多いので、それと並行すると大変な量になる。だから疎かになってたんだなーと。
分かるけど、でも良くないことだし、業務量的にもサクッと引き継げばいいのにとしか思わない。
でも世の中にはよせばいいのに仕事を抱え込む人、いるよなぁ。御局様は把握したいタイプの人らしい。
自分の仕事もあるのに、他の人の仕事も気になるんだとか。元々気が付くタイプで、若い頃は上の人に「しっかり気を使え!」とか言われてたこかな。知らんけど。

嬉しかったこと

今回この業務をして、隣に御局様が居てお腹が痛かったわけだけれども、嬉しかったこともありました。

  1. 仕事の中身を少しでも理解出来たこと
  2. 本気で私に仕事を任せようとしてシャチョーが動いてくれたこと
  3. 御局様が関与してこなかったこと
  4. 他の人たちが心配してくれたこと

すごい好循環だと思いました。分からない!確認しなきゃ!という事だけに集中出来たし、自分で考えながら業務をこなせたのが嬉しかった。
振り返れば、ただ与えられた資料から数字を拾うだけの簡単なお仕事なんだけれども、これはどこから来たんだ?と初めて見る資料だったので…。
今の会社は9割いい人達で構成されているので、私がパート時間を過ぎて残っていると「帰れる?」って聞いてくれたりします。「なんか困ってるの?」とか聞いてくれたりして、声掛けって大切だなと感じました。
また、指示だけ出してフォローをしない上司を沢山見てきたけれど、シャチョーはちゃんと守ってくれたし、中間報告にも反応してくれました。仕事を振られた時はムチャぶりなのでは?と思ったけど(今でも思うけど)、とりあえず何とかなりそうで良かったです。

仕事をいつでも他の人に開け渡せるようにしよう

今後の課題はこれ。
いつでも他の人に助けを求められるように、仕事内容を開示出来るように準備しなくては。
御局様が自己流でやってる!ということで私がマニュアルに沿って仕事を把握していかなければなりませんので…。
大丈夫、他の人たちの方がベテランだし、何とかなる!という気持ちで。
以上

娘が気に入ってるおやつとおもちゃです。