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ミスをなくすためのルール3つ!お仕事だいじ!

こんにちは。ゆとりのしずです。

営業職から事務職に転職して早1年経ちました。

はっきり言って、私は事務職を舐めていました

 

「定時に上がれてハッピー!」

「変な顧客と面談しなくていいなんて最高!」

「ノルマ無いとかマジか!!」

 

はい、怒られるパターンですね。頭あめてたんですね。事務職を経験されたことのある方、尊敬している方、本当に申し訳ありません。

もー!元々の性格もあり、ミス・ミス・ミスの連発・・・。

「出来て当たり前」「正確にやること」

がこんなにも重くのしかかるとは思ってもみませんでした。

1年経ちましたが先日も重大なミスを犯し、本社から指導が入りそうです・・・☆ミ

 

さすがにヤバイと思い、自分でもようやく考え始めました。

そこで、以下3つのルールを守ることにしました。

 

  1. 優先順位を付ける
  2. 記録を確実につける
  3. 確認を怠らない

 

そもそも事務職だろうとなんだろうと普通に守らなければならない事ですね。

分かっていますが、どうやら私は型にはまらないとルールを守れないタイプのようです。どんなタイプだよ!要は気分屋なんですわ。

 

1.優先順位を付ける

  • 出勤してから業務に取り掛かるまで、チェックする事を決める。
  • 通常業務の中で先にやるものを決める。
  • 1分で出来るものはその場でやる。

 こんな感じです。

 私はトリ頭なので、習慣化できるようになるまで2週間くらいかかります。なので、PCの画面の上や下に付箋で貼り、「はっ!」と気づく様にしました。

2週間経ったら見なくても出来るようになっていることが多いので、そのあたりではがしてゴミ箱に入れます。なくなるとすっきりして達成感あります!

 

2.記録を確実につける

  • 毎日記録を付ける自分用日報を作る。
  • 点検項目を作ってチェックしやすくする。

 外勤だと、上司がチェックする用の日報を義務付けられている事が多いと思います。 しかし内勤だと出勤簿くらいしか会社のシステムでは日報無いですよね。

 私はテキトーにエクセルファイル作って、上司に報告するまでもなくても「これ面倒だった」とか、「こういうクレーム来たけど向こうの勘違いだった」など、自分用の記録を作る事にしました。なるべく、詳しく。常に開いておいて、何かあったら書き込むスタイルにしています。

 また、コンビニのトイレ掃除チェックのごとく「やった」ということがわかるような表もつくりました。面倒だったり、ここまでするか?と思うようなことも、慣れれば出来るし、もしこれが無かったら、自分は確実にやったと自信を持って言えるか???と考えると、通常業務に支障が無い範囲であればやって損はない!と思えました。

 

3.確認を怠らない

  • 確認したという事がわかるように印をつける。
  • 集中が切れたら立ち上がる。
  • 自分の手が早くなったら注意する。

 上のチェックシートを作る、ということとほぼ同じですが、確認したかどうか、それがわからなくなったら無意味なので、黒ペン以外でチェックしていきます。ざっと見返した時も、ここは見た!という事がわかります。

 仮に何かミスが起きた時も、チェック時に自分がどこを読んでいたかが分かります。また、確認には集中力を使います。ましてや自分がやった仕事を確認するには、切り替えが必要だと思うので、ぼやーっとしてきたら立ち上がる事にしています。トイレ行ったり、飲物飲んだり、別の作業してみたり。ストレッチもしますね。

 そして最後の自分の手が早くなったら・・・ですが、PCで入力してると予測変換が出てきて、たまに違う数値や文字のままになってしまうんです。落ち着いていればわかるのに!とか、いつもならこんなことない!と自分を過大評価しがちですが、

 これを入力したのは紛れもなく自分。まずはそこを受け止めなければなりません。

 「入力が早くなる」時は、「調子がいい」状態にあたりますので、脳みそも省エネモードで、「確認?いいよいいよ!なんだか今は調子がいいの!」という心理になり、多少間違えても気づかない事が多いです。

 いつもは「と・と・と・と」というリズムなのに、「たたたたたた!」というリズムになっている!と気づいた時は一旦手を止めて、深呼吸して(呼吸も浅い事が多い)、いつものリズムに戻す事にしています。平常心、大事ですね。

 

  1. 優先順位を付ける
  2. 記録を確実につける
  3. 確認を怠らない

 このように、誰でも知っている、出来て当たり前の事なんですが、私は出来ていませんでした。「知っている」ことと「出来る」ことは違いますよね。導入しても定着しているかは別!って事ですよね。

 この中で私が努力していることは、あまり多く無いような気がします。しいて言うなら、習慣化するときはストレスが多少ありますし、自分の集中が切れているかわからなくなることがあるので、それへの気づきは多少の努力だと思います。これを継続できるように、例外をやんわり回避していきたいです。

 

 

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 普段あまり本は読みませんが、この本買って読みました。

 前半であてはまりすぎて泣くかと思いましたが、ミスや失敗をしたら徹底的に分析する、という責任を自分に課さないとダメですね。好奇心はある方だと思いますが、「なんで?」と掘り下げるのはめっぽう苦手です。「もーいいじゃん!新しいことしたい!」と脳みそが飽きて拒絶します。どんだけ子供だ。

 

 あんまりミスが重なると会社に居づらくなるし、せっかく見つけた新しい道なので、前向きに取り組んで行こうと思います!

 

それでは~!